Het Vergader Manifesto

Het Vergader Manifesto

Vergaderingen blijven een bijzonder fenomeen. Ik ben al bij heel veel organisaties over de vloer geweest en heb veel vergaderculturen gezien. Veel vergaderen, lang vergaderen, energie opslurpende vergaderingen, vergaderingen zonder besluiten, lange discussie-vergaderingen en ga zo maar door……

Veel bedrijven en organisaties  hebben door de vele vergaderingen problemen met vergaderruimtes. Er wordt blijkbaar zoveel vergadert dat het lastig is om een vrije ruimte te vinden voor een nieuwe of ad-hoc vergadering. De dinsdagen en donderdagen zijn de top-vergaderdagen omdat dan de meeste mensen op kantoor zijn………. ik blijf het bijzonder vinden. Temeer omdat voor een uitgave van €250 veel papierwerk en formulieren ingevuld moet worden en handtekeningen van managers nagejaagd moet worden maar deze zelfde managers wel toestaan dat vijf mensen een uur vergaderen. Verrassend, deze vergadering kost meer! Ik blijf dat oprecht bijzonder vinden.

saaie-vergadering-vergaderscrumDan de vergaderingen zelf. Het is een uitzondering dat alle deelnemers na afloop van een vergadering zeggen dat het “een lekkere vergadering” was. Of het is licht sarcastisch bedoeld…. Je komt moe uit een vergadering, discussies waren te lang en ongestructureerd, actiepunten worden niet opgevolgd, geen besluiten, discussies van vorige vergaderingen worden nogmaals gevoerd, deelnemers zitten tijdens de vergadering op hun smartphone te kijken of nemen zelfs inkomende telefoontjes op. Wat het ook intrigerend maakt is dat we allemaal vinden dat we te veel vergaderen maar we doen er met z’n allen niets aan. Ik blijf dat bijzonder vinden.

Maar de meeste problemen zijn op te lossen. Ik heb daarom een soort manifesto voor vergaderingen bedacht. Een set aan basisafspraken om vergaderingen beter en effectiever te maken en daardoor leuker.

 

Vergader Manifesto

  • Vergaderingen moeten een plan, stuctuur en facilitator hebben. Zeg “nee” tegen vergaderingen die geen plan, proces en “voorzitter” hebben. Zonder deze elementen is de kans groot dat het een ongestructureerde en zinloze meeting wordt. Een voorzitter kan natuurlijk iedereen zijn die deze rol formeel of informeel invult.
  • Aanwezigen moeten een doel hebben om aanwezig te zijn. Bedenk vooraf goed welk doel of toegevoegde waarde een vergadering voor jou heeft? Hoe gaat deze vergadering jou helpen in het doen van je werk? Als jij tijdens een vergaderingen op je telefoon kijkt of je nog nieuwe mail hebt, poppetjes tekent, twittert, kreatief uit raam kijkt, heeft die vergadering misschien niet zoveel toegevoegde waarde voor je.
  • Iedere deelnemer moet iets kunnen zeggen. Als je wel aanwezig bent maar niets mag inbrengen of zeggen, zeg dan “nee” tegen deze vergadering.
  • Vergaderingen beginnen op tijd. Als iedereen 9:05 uur binnenkomt. plan de volgende meeting dan om 9:05 uur. Het is bijna onfatsoenlijk om mensen/collega’s te laten wachten omdat jij later bent. Zoals Johan Cruijff al zei: “het simpel: je bent op tijd of je bent te laat. Als je te laat bent, moet je zorgen dat je op tijd vertrekt.”
  • Hou de wet van de twee voeten aan. Als jij niemand helpt of niemand helpt jou, loop dan weg.
  • Actief luisteren voor alle deelnemers. Niemand hoort jou idee als jij hen idee niet hoort.
  • Voor gezonde discussies heb je minimaal drie mensen nodig. Eén idee is een slecht idee, twee ideeën zijn een argument en drie ideeën is een discussie.
  • Voorbereiding gebeurt vooraf. Als jij tijdens de vergadering nog cijfers moet opzoeken, zit de rest van de aanwezigen niets te doen. Verspilling!
  • Leg besluiten vast op een plek waarvoor ze voor iedereen zichtbaar zijn.

Je kunt er ook voor kiezen om de vergaderingen helemaal om te gooien. Wij hebben een aanpak bedacht die veel gebruik maakt van principes en elementen van Scrum. Maar daar ga ik in een volgende blog verder op in.

Met deze post probeer ik iedereen die vergaderen niet leuk vindt, weer een beetje wakker te schudden, tot nadenken te zetten en laten inzien dat ze zelf een grote inbreng hebben in het veranderen van de vergaderingen. Het is op sommige plekken natuurlijk erg zwart-wit neergezet maar dat helpt om de discussie los te krijgen maar ik ben mij ervan bewust dat het vaak genuanceerder ligt. Maar ik lees graag jullie reacties en commentaren.

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.

X