Vergaderscrum

Vergaderscrum

In een eerdere blog heb ik geschreven over het vergader manifest, een set aan basisregels om vergaderingen weer leuk en effectief te maken. Je kunt er ook voor kiezen om vergaderingen helemaal om te gooien. Wij hebben een aanpak bedacht die veel gebruik maakt van principes en elementen van Agile en Scrum. Het is meer dan alleen maar te gaan staan. Het lijkt er soms op dat staand vergaderen dé oplossing is voor ineffectieve en saaie vergaderingen. Maar er is meer.

Prioriteit bepaalt de agenda
vergaderscrum-1De essentie van deze aanpak is dat je aan het begin van de vergadering bepaalt wat op dit moment de hoogste prioriteit heeft? Wat heeft op dit moment de meest toegevoegde waarde? Wat moeten we absoluut op dit moment doen? Dit vormt de agenda van de vergadering en heet in scrumtermen de product backlog ofwel de vergaderbacklog. Het betekent dat de vergaderbacklog wordt gevuld met de actiepunten. Wat/hoeveel je kunt oppakken is afhankelijk van de frequentie van vergaderen. Als je iedere week bij elkaar komt kun je minder oppakken dan wanneer je twee wekelijks vergadert. Doel van onze aanpak is om alleen die dingen op te pakken die in de tussenliggende periode kunnen worden afgerond.

Focus
De focus wordt verlegd van “mee bezig zijn/onderhanden hebben” naar “afronden”. Er wordt een backlog bepaalt met op te pakken onderwerpen en dat vormt de agenda van de vergadering. Gedurende de vergadering loop je deze onderwerpen af door per onderwerp te discussiëren, oplossingen te bedenken en actiepunten te bepalen. De focus ligt alleen op de items van deze vergaderbacklog. Mocht tijdens de vergadering discussie ontstaan over onderwerpen die niet op de vergaderbacklog staan, dan wordt er gepraat over onderwerpen die niet de hoogste prioriteit hebben en die je dus kunt stoppen.

Actiepunten
De actiepunten uit de vergadering worden aan het begin van de volgende vergaderingen afgelopen en kort aangeven of ze daadwerkelijk zijn afgerond en wat de uitkomst er van is. Op basis van de uitkomst van deze actiepunten wordt de nieuwe vergaderbacklog bepaalt door wederom de vraag te stellen welke belangrijke zaken er op dit moment absoluut opgepakt moet worden en wat kan nog wel even wachten. De uitwerking van de actiepunten wordt dus meegenomen in de prioriteitsbepaling van de volgende vergadering. Door deze aanpak ben je heel flexibel om in te spelen op actuele veranderingen of situaties.

Het vergt teamwerk om de actiepunten af te ronden. Dat betekent dat er om hulp gevraagd moet worden indien het niet lukt om je actiepunten af te ronden. Anderzijds moet hulp geboden worden aan het team indien je actiepunten zijn afgerond. Wellicht kun je een teamlid helpen om zijn/haar actiepunten ook af te ronden. Openheid en transparantie zijn dus voorwaarden om deze aanpak succesvol toe te passen.

Retrospective
De laatste vijf tot tien minuten van iedere vergadering worden gebruikt voor evaluatie ofwel de retrospective. Tijdens deze minuten kijken we als deelnemers van de vergadering wat we kunnen doen om de volgende vergadering nog beter, efficiënter en leuker te maken. We houden vast aan de dingen die goed gaan maar proberen verbeteringen te bedenken voor de dingen die we minder goed vinden gaan. Iedereen mag zijn/haar inbreng geven waardoor we als team ook verder groeien en beter worden in het vergaderen.

Trello
Je kunt er voor kiezen om de actiepunten in een digitaal systeem vast te leggen. Een goede (en gratis) tool hiervoor is trello (www.trello.com). Het werkt heel eenvoudig en inventief en er is naast een webversie ook een app voor OSX en Android. Maar zelf werk ik ook veel met de post-its i.c.m. van foto’s maken. Ik schrijf daarbij de actiepunten op post-its, plak ze in de juiste volgorde en maak er een foto van. Deze foto vormt daarmee tevens als de notulen. Doordat iedere deelenemer actief meedoet in de vergadering, zijn uitgebreidere notulen ook niet meer nodig.

Met deze manier van vergadering zorg je ervoor dat vergaderingen pittig en effectief worden en dat er iedere vergadering weer concrete besluiten worden genomen. Het overleg wordt omgezet in acties die ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Er komt actie en energie in de vergaderingen.

We hebben deze aanpak in diverse organisaties toegepast en ik wil u één reactie van een deelnemer niet onthouden omdat dat de perfecte samenvatting is van wat de methode biedt. De deelnemer zei: “dit is de enige vergadering waar ik fluitend naar toe ga en fluitend vandaan kom.” Beter kunnen wij het niet verwoorden.

Zoekt u ook naar een manier om uw vergaderingen effectiever te maken en wilt u kennismaken over onze aanpak, neem dan vrijblijvend contact met ons op.

No Comments

Sorry, the comment form is closed at this time.

X